Ancak yazının ikinci kısmı, yani avukatların belgelerini ne şekilde saklaması gerektiği konusunun çok fazla anlaşılamadığı yönünde şikayetler aldım. Anılan yazıda biraz da özet olarak değindiğimiz bu konuyu şimdi daha ayrıntılı olarak irdelemeye çalışacağım.
Daha önce de belirttiğimiz gibi; bilgisayar kullanırken, verimli olarak çalışabilmek için bazı kurallara uyulması gereklidir. Çünkü bilgisayarlar belli sayının üzerindeki dosyalarla çalışırken zorlanmaktadırlar. Biz avukatlar da işimiz gereği çok fazla belge ile çalışmak durumundayız. Hatta bu belgelerin yıllar geçse dahi saklanması da çok işimize yaramaktadır. Örneğin daha önceden açmış olduğumuz davanın bir benzeri geldiğinde, çok uğraşarak, sayfalarca kitap karıştırarak hazırladığımız önceki dosyanın dava dilekçesini arayıp bulur, inceleriz. Bu dilekçe bilgisayar ortamında kayıtlı ekleme, düzeltmeler yapmak sureti ile yeni dava dilekçesini hazırlamak da mümkün.
Bu durumda çok fazla belge kaydı gerekmekte. Bilgisayardaki belge,resim, tablo vb dosyaların saklanması, istenildiğinde erişime sunulması, yedeklerinin alınması vb işlerin tümüne veritabanı yönetimi denmekte.
Bilgisayarın sağlıklı bir veritabanı olarak kullanılması ise, öncelikle verimli ve gelecekte ortaya çıkabilecek ihtiyaçlara da cevap verebilecek, müvekkil sayısı ve dolayısıyla da veritabanına eklenecek evrak sayısı arttıkça şişmeyecek bir dosyalama sistemine bağlıdır.
Örnekle açıklamak gerekirse bir avukat bilgisayarına kaydettiği tüm dilekçelerini, vekaletnamelerini vs Belgelerim klasörüne atıyorsa; bilgisayarı en fazla 1 yıl sonunda oldukça yavaşlamış ve verimli kullanımı imkansız hale gelmiş olacaktır. Belgelerim klasörüne girmek istediğinde çift tıklamanın ardından saniyeler sürecek beklemeler yaşanacaktır. Zira başta belirttiğimiz gibi bilgisayarlar, belli sayının üzerindeki dosyaları yönetmekte zorlanmaktadırlar.
Ayrıca istenen bir belgenin bulunması da oldukça uzun süre alır. Çünkü sadece dosya ismine göre bir ayrım yapmak mümkündür. Aynı isimde birden fazla müvekkil varsa veyahut da aynı müvekkil adına birden fazla dilekçe yazılmışsa dosya isimleri şöyle olur: Ahmet Mehmet, Ahmet Mehmet02, boşanma davası01,02 vs.
Peki ne yapmalı, yukarıda bahsedilen sorunları yaşamamak için nasıl bir dosyalama sistemine geçilmelidir. Cevap oldukça basit, klasör kullanımı. Pek çoğumuz klasör kullanmaya üşeniriz veya bilmeyiz. Halbuki klasörler aracılığı ile yapılacak sınıflandırma bilgisayar kullanırken bize çok yardımcı olur. Ayrıca bilgisayarınızda milyonlarca belge dahi kayıtlı olsa; sisteminizde hiçbir yavaşlama olmadan çalışmanız mümkün olur. Bu konuda altın kural şudur, ne kadar çok klasör o kadar hızlı sistem. Ancak klasör sayısı ne kadar çok artarsa artsın, aradığımız dosyayı çok hızlı bir şekilde bulmalıyız.
Klasör oluşturmak için; öncelikle klasörün oluşturulmak istenen klasöre gidilip, fare sağ tuş – yeni – klasör komut sırası takip edilmelidir. Ardından oluşturulan klasöre isim verilir. Bu işlem daha sonra da (fare sağ tuş – yeniden isimlendir komut sırası veya F2 tuşuyla) yapılabilir.
Bizim dosyalama sistemi olarak önerimiz; müvekkil temelli olan sınıflandırmadır. Bu sınıflandırma kısaca şöyle çalışmaktadır. Bir kere alfabenin her harfi için bir klasör açılmalı, ondan sonra da büroya gelen her müvekkil, isminin başladığı harf klasörünün içine ayrı bir klasör açılmaktadır. O klasörün içine öncelikle görüşme tutanağı ve masraf tablosu gibi başlangıçta oluşturulan belgeler kaydedilir. Yine o müvekkilin işi olan her bir Mahkeme veya İcra Dairesi vb kurum içinse ayrı bir klasör açılır. Bu klasörlerin içine de her bir dava veya takip için ayrı bir klasör açılır. Bu nihai klasörlerin içinde çalışılır. Yani dava dilekçesi, takip talepleri vb belgeler buraya kaydedilir. Biliyorum biraz karışık gözüküyor; ancak resimle anlatmak daha kolay olacak. Alttaki şekilde örnek bir dosya ağacı görülüyor. Veritabanındaki sıralama şu şekilde:
C:\Belgelerim/Müvekkil Dosyaları/A/Ahmet Borçsever/3.AH/2008-119/belge.doc
Farklı il veya ilçelerde iş takip eden meslektaşlarımız ise; Mahkeme veya icra dairesinden önce il veya ilçe için de bir klasör açmalıdır. Örneğin yukarıdaki örnekteki müvekkil için /Ahmet Borçsever/İzmir/2.İD/2007-15687/takip talebi.doc gibi.
Böylece müvekkil yirmi sene sonra da gelse, İzmir 2. İcra Dairesi' nde açılan icra dosyasına ait takip talebine birkaç saniye içinde ulaşabilmek mümkün. Ayrıca bu şekilde sanal dosyalarla çalışmanın bir avantajı da; gerçek dosyanın kaybolması durumunda, bilgisayardaki sanal olandan derhal yeniden bir örnek çıkartılmasının mümkün olması.
Bilgisayarı veritabanı olarak kullanmak çok faydalı olup, avukatlara oldukça hız kazandırmasına rağmen; düzenli olarak yedek alınması zorunludur. Bilgisayar sistemlerindeki çeşitli sebeplere bağlı olarak yaşanabilecek çökmelere karşı tüm veritabanının mutlaka bir veya daha fazla yedeği alınmalıdır. Ayda bir bu işe ayıracağınız birkaç dakika, telafisi güç zararların yaşanmasını engelleyecektir.
